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Welche Belege du aufheben musst — und wie lange
Kassenbons verblassen. Verträge verschwinden. Aber welche Belege brauchst du wirklich und wie lange? Eine klare Übersicht.
10. März 2026
Kassenbons verblassen nach Monaten. Rechnungen verschwinden in Schubladen. Und irgendwann brauchst du genau den Beleg, den du vor drei Jahren weggeworfen hast.
Privatpersonen: Keine generelle Pflicht — aber viele gute Gründe
Anders als Unternehmen haben Privatpersonen keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für die meisten Belege. Aber es gibt Ausnahmen und sehr gute praktische Gründe.
Pflicht für Privatpersonen: Rechnungen für Handwerkerleistungen und haushaltsnahe Dienstleistungen müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. Bei Einkünften über 500.000 Euro/Jahr gelten erweiterte Aufbewahrungspflichten.
§14b UStG, §147 AO
Empfohlene Aufbewahrungsfristen
Kaufbelege und Kassenbons: mindestens 24 Monate (Gewährleistung). Bei Baumaterial: 5 Jahre.
Mietvertrag und Nebenkosten: So lange du in der Wohnung wohnst plus 3 Jahre nach Auszug (Verjährung).
Versicherungspolicen: So lange der Vertrag läuft plus 3 Jahre.
Gehaltsabrechnungen: Bis zur Rente. Die Rentenversicherung kann Nachweise über Beschäftigungszeiten anfordern.
Gehaltsabrechnungen bis zur Rente aufheben
Fehler in der Rentenberechnung kommen vor. Gehaltsabrechnungen sind der einzige Nachweis für Beschäftigungszeiten und Beiträge. Ohne sie wird die Korrektur fast unmöglich.
Quelle: §109 SGB IV
Steuerbescheide: 4 Jahre (Änderungsfrist nach §169 AO). Wenn ein Bescheid unter Vorbehalt steht: So lange der Vorbehalt gilt.
Kontoauszüge: 3 Jahre (Verjährungsfrist für die meisten Ansprüche).
Warum Thermopapier-Kassenbons ein Problem sind
Thermopapier-Kassenbons verblassen innerhalb von 6-12 Monaten. Die Gewährleistung läuft aber 24 Monate. Wenn du nach 14 Monaten den Bon brauchst, ist er möglicherweise unleserlich. Fotografiere oder scanne Kassenbons möglichst bald nach dem Kauf.
Digital ist sicherer als Papier
Ein gescannter Beleg verblasst nicht, geht nicht in der Schublade verloren und ist sofort auffindbar. Der Bundesfinanzhof hat klargestellt: Digitale Kopien werden als Nachweis akzeptiert, wenn das Original nicht mehr verfügbar ist.
Was Casekeeper damit tut
Casekeeper berechnet automatisch wie lange du jeden Beleg brauchst. "Diesen Beleg brauchst du bis Ende 2035" — nicht nur eine Zahl, sondern ein konkretes Datum.
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