Belege sortieren für die Steuererklärung

Welche Belege brauchst du überhaupt?

Die Steuererklärung erfordert je nach Lebenssituation unterschiedliche Nachweise. Hier ein Überblick:

Arbeitnehmer

Lohnsteuerbescheinigung — kommt vom Arbeitgeber, oft schon digital in ELSTER
Fahrtkosten: km-Nachweis oder ÖPNV-Tickets
Arbeitsmittel: Rechnungen für Laptop, Schreibtisch, Fachliteratur
Fortbildungen: Kursgebühren, Reisekosten
Versicherungen: Riester, Rürup, Berufsunfähigkeit
Handwerkerrechnungen: Für haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a)

Kleingewerbe und Freiberufler

Alle Einnahmen: Rechnungen, Quittungen, Kassenbuch
Alle Ausgaben: Wareneinkauf, Büromaterial, Software, Fahrtkosten
Anlagegüter: Rechnungen für Abschreibungen
Kontoauszüge: Bei Betriebsprüfung gefordert

Vermieter

Mietverträge: Zur Dokumentation der Einnahmen
Handwerkerrechnungen: Erhaltungsaufwand oder Herstellungskosten
Nebenkostenabrechnungen: Als Nachweis für Werbungskosten
Darlehenszinsen: Bescheinigung der Bank
Fahrtkosten: Zu den Mietobjekten

Aufbewahrungsfristen

10 Jahre

Steuerlich relevante Belege müssen 10 Jahre aufbewahrt werden:

Rechnungen (bei Gewerbetreibenden)
Buchungsbelege
Kontoauszüge (geschäftlich)
Jahresabschlüsse
Steuerbescheide

6 Jahre

Geschäftsbriefe (empfangen und gesendet)
Handels- und Geschäftskorrespondenz

2 Jahre

Als Privatperson musst du Rechnungen gemäß § 14b UStG zwei Jahre aufbewahren, wenn sie:

Steuerpflichtige Werklieferungen oder Leistungen enthalten
Im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen (Handwerker)

Unbegrenzt

Arbeitsverträge: Für spätere Rentenansprüche
Abschlusszeugnisse: Ausbildungs- und Studiennachweise
Geburtsurkunden, Heiratsurkunden

Die ELSTER-Kategorien

Bei der elektronischen Steuererklärung über ELSTER ordnest du Ausgaben den passenden Anlagen zu:

Werbungskosten (Anlage N)

Für Angestellte: Alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Beruf.

Entfernungspauschale
Arbeitsmittel
Fortbildungskosten
Homeoffice-Pauschale

Sonderausgaben (Mantelbogen)

Kranken- und Pflegeversicherung
Riester- und Rürup-Beiträge
Spenden
Kirchensteuer

Außergewöhnliche Belastungen

Krankheitskosten (über zumutbarer Belastung)
Behinderten-Pauschbeträge
Pflegekosten

Haushaltsnahe Dienstleistungen (§35a)

Handwerkerrechnungen (Arbeitskosten, nicht Material)
Reinigungskräfte, Gärtner
Pflegedienste

Vermietung (Anlage V)

Mieteinnahmen
Schuldzinsen
Erhaltungsaufwand
Abschreibungen

Kleingewerbe (Anlage EÜR / Anlage G)

Einnahmenüberschussrechnung
Gewerbliche Einkünfte

Digital vs. Papier

Das Finanzamt akzeptiert digitale Belege

Seit der Änderung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern) im Jahr 2020 gilt:

Digitale Scans von Papierbelegen sind anerkannt
Das Original muss nicht mehr aufbewahrt werden
Die Scan-Qualität muss lesbar sein
Die digitale Speicherung muss revisionssicher sein

Wichtig bei Thermopapier

Kassenbelege auf Thermopapier verblassen nach einigen Monaten. Scanne diese Belege so früh wie möglich.

Worauf achten

Vollständigkeit: Alle relevanten Informationen müssen erkennbar sein
Unveränderbarkeit: Das Format sollte Änderungen protokollieren
Zugänglichkeit: Bei einer Prüfung muss der Zugriff möglich sein

Was Casekeeper damit tut

Casekeeper ordnet gescannte Belege automatisch der richtigen Steuer-Kategorie zu — Werbungskosten, Sonderausgaben, §35a. Du hast alle Belege an einem Ort, 10 Jahre sicher verschlüsselt.

Jetzt ausprobieren →

Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen, keine Steuerberatung. Im Zweifelsfall: Steuerberater konsultieren.